Intern motpartsavstämning

Som ett led i bokslutsarbetet behöver avstämning göras mellan klienterna för att se till att interna intäkter och kostnader möter varandra mellan klienter och motparter. Exempelvis:

En registrerad intäkt för klient 10 med motpart 111 bör mötas av samma kostnad i klient 11 med motpart 110 i samma period.

Avstämning och kontroller

Till hjälp för detta används en kontrollrapport som finns bifogad på stadens intranät och laddas från redovisningen med belopp per intern motpart i respektive klient. Felkällorna till differenser mellan förvaltningarna är antingen felaktiga motparter eller skillnader i periodisering. Felaktiga motparter ska alltid korrigeras.

Differenser som härrör ur skillnader i periodisering behöver rättas till en nivå som är rimlig för bokslutsperioden. Då de interna transaktionerna inom staden är stort till antalet görs denna interna motpartsavstämning minst varje tertial. För respektive klient behöver därför avstämning och korrigeringar göras för att minimera beloppsdifferensen. Nedan visas de maximala differenserna per bokslutstillfälle:

Vanliga anledningar till att skillnader i periodisering under året uppkommer är:

• Ej hanterade leverantörsfakturor vid stängning, där intäkt periodiserats – Vid preliminäruppbokning av ej attesterade fakturor (SU14) bokas hela kostnaden upp och det uppstår därmed en differens mot intäkten som har blivit periodiserad. Detta löses med en separat huvudbokstransaktion som korrigerar uppbokningen av fakturan (SU14) mot framtiden och sedan vänds på kommande period. Den lagda periodiseringsnyckeln på den faktiska leverantörsfakturan behöver korrigeras eftersom den kommer att periodiseras utifrån den öppna perioden.
• Interna kundfakturor där den interna leverantörsfakturan inte periodiserats, inte sällan till följd av att varje individuell faktura är av lägre fakturabelopp men totalt sett ger en stor intäkt som ”den interna leverantören” vill periodisera. För tydlighets skull är det viktigt att den interna leverantören anger vilken periodisering som är använd vid registreringen av försäljningsordern. Den periodisering som anges på kundfakturan är den som ska användas på leverantörsfakturan.
• Kontering direkt på balanskonton. Detta ska inte förekomma, med undantag av interna investeringar vilket konteras med hjälp av investeringsprojekt.
• Olika tolkning av periodisering mellan fakturerande och fakturerad part. Samsyn behöver nås och rättning behöver göras. Som utgångspunkt gäller fakturerande parts periodisering.