Vidareförmedling av statsbidrag inom staden

Det förekommer att den verksamhet som ett mottaget statsbidrag är avsett att finansiera utförs i flera förvaltningar. Detta kan antingen vara för att ett bidrag avser flera verksamheter eller genom att bidraget ska bekosta interna köp. För att den redovisningsmässiga hanteringen av statsbidraget ska bli korrekt är det i de flesta fall önskvärt att en förvaltning redovisar den externa intäkten för bidraget samt handhar eventuell hantering via balanskonton för upplupna eller skuldförda bidrag. Fördelning mellan förvaltningar får då ske som en intern intäkt/kostnad.

Genom att en förvaltning ansvarar för och redovisar statsbidraget är det bara en förvaltning som behöver specificera och underbygga balansförda bidrag. Det är också den förvaltningen som sannolikt har ett eventuellt återredovisningsansvar gentemot bidragsgivaren. Den statsbidragssammanställning som upprättas i bokslut tar sin utgångspunkt i att balansförda bidrag ska argumenteras/styrkas för utifrån RKR R2, vilket allt som oftast görs utifrån att intäktskriterierna enligt villkoren i bidragsbesluten ännu inte är uppfyllda. Då en förvaltning ansvarar för den externa redovisningen inklusive specificering av bidrag i bokslut minimeras risken att statsbidrag hanteras dubbelt i staden eller olika mellan förvaltningar.

Av vikt är att hanteringen stäms av mellan förvaltningar så att redovisning, såväl externt som internt, hanteras på korrekt sätt och att mottagna statsbidrag bara redovisas en gång i stadens sammantagna externa redovisning.

Exempel:

Socialförvaltningen mottar ett bidrag som ska delas med vård- och omsorgsförvaltningen. Bidraget intäktsförs enligt villkoren på konto 3510 hos socialförvaltningen. Den del som avser vård- och omsorgsförvaltningen intäktsförs på konto 3599 med motpart 115 hos vård- och omsorgsförvaltningen. Socialförvaltningen bokför en intern kostnad på konto 4599 med motpart 112. Motbokning av intäkt och kostnad i respektive förvaltning sker mot konto 166920 med mottagarens motpart.

Det är av vikt att förvaltningarna bokför på samma sätt för varje period så att den interna intäkten hos vård- och omsorgsförvaltningen möter den interna kostnaden hos socialförvaltningen i respektive period. Detta görs bäst via multiperiodsregistrering med excelerator-mall.