Typer av huvudbokstransaktioner
Huvudbokstransaktioner är möjliga att registrera på olika sätt i ekonomisystemet. De två huvudgrupperna utgörs av verifikationer som ankomstregistreras och därefter attesteras enligt flöde i systemet respektive verifikationer som direktregistreras. Ankomstregistrering är huvudregeln då det ger digitala attester. Nedan följer en mer detaljerad genomgång av de olika verifikationstyperna uppdelat i de två huvudgrupperna.
Ankomstregistrerade verifikationstyper
I ekonomisystemet finns sex olika rutiner för ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner. Dessa skiljer sig åt baserat på vilket attestflöde de använder samt huruvida de registreras manuellt i ekonomisystemet eller läses in via så kallad postbackinläsning, det vill säga genom att informationen i form av kontering, datum samt texter läses in från en Excelfil. Valet av huvudbokstransaktionstyp avgör därför dels om verifikationen registreras manuellt eller läses in från Excel samt vilka som kommer att attestera transaktionen.
Attestflödet är automatiskt, regelbaserat och uppdelat för varje post i verifikationen vilket innebär att varje post i en verifikation kommer att attesteras beroende på vald transaktionstyp enligt det fördefinierade regelverket. Grundtanken är att varje kontering ska beslutsattesteras av budgetansvarig för varje ansvar vid resultatpåverkande poster och av beslutsattestansvarig för respektive balanskonto vid poster som påverkar balanser. Utöver detta finns också ett centralt attestflöde där attestmöjligheten ges till en särskilt definierad grupp med möjlighet att attestera posterna.
HA Ankreg HB (manuell mottattest – regel beslutsattest)
Transaktionen registreras i ”ankomstregistering huvudbokstransaktioner” och mottagningsattest pekas ut manuellt för varje registrerad rad. Efter mottagningsattest kommer varje post att beslutsattesteras av respektive ansvarig för ansvarskoden eller kontot.
Exempel på användningsområden: Rättelser av koddelen ansvar i liten omfattning samt eventuellt plusgirotransaktioner.
HE Ankreg HB (central mottattest – regel beslutsattest)
Transaktionen registreras i ”ankomstregistrering huvudbokstransaktioner” eller läses in via postback utifrån Excelfil och mottagningsattest görs av central grupp för detta. Posterna beslutsattesteras enligt regelverk för beslutsattestansvarig för varje ansvar eller konto.
Exempel på användningsområden: Plusgirotransaktioner, fördelningar av kostnader.
HC Ankreg HB (central mottattest – central beslutsattest)
Transaktionen registreras i ”ankomstregistrering huvudbokstransaktioner” eller läses in via postback utifrån Excelfil. Mottagningsattest görs av en central mottagningsattestgrupp. Samtliga poster beslutsattesteras därefter av en central beslutsattestgrupp.
Exempel på användningsområden: Rättelser av andra koddelar än ansvar eller rättelser som inte påverkar budgetansvaret samt bokslutstransaktioner, via Excelfil större fördelningar m m.
Direktregistrerade verifikationer
Då direktregistrerade verifikationer saknar digital attest krävs ett annat förfarande än vid ankomstregistrering vad gäller attester. Nedan följer en beskrivning av arbetssättet vid direktregistrering samt dess verifikationstyper.
Direktregistrering
OBS! Direktregistrering bör användas restriktivt då de digitala attesterna sätts i efterhand.
HB Huvudboksposter (ej arbetsflöde)
Direktregistrerade huvudboksposter faller under de krav på verifikationen som har beskrivits ovan. Attest av direktregistrerade verifikationer ska ske i efterhand genom ett rapportuttag ur ekonomisystemet som mottagnings- och beslutsattesteras. Rapportuttaget ska attesteras och arkiveras digitalt.
När attesterna görs i efterhand ska rapportuttag avseende detta göras minst månatligen.
Vid direktregistrering finns det tre olika funktioner som nås via direktregistreringsbilden. Dessa finns inte tillgängliga i ankomstregistreringsbilden.
Reversering
Denna funktion har endast systemförvaltaren på varje förvaltning tillgång till.
Reversering ger möjlighet att vända hela verifikationer eller delar av verifikationer med automatisk spårbarhet mellan reverseringen och originalverifikationen. Det bör framför allt användas i situationer med omfattande felaktigheter som ska återställas. Attest av reverseringar sker i efterhand genom ett rapportuttag ur ekonomisystemet som mottagnings- och beslutsattesteras. Rapportuttaget attesteras och arkiveras digitalt. När attesterna görs i efterhand ska rapportuttag avseende detta göras minst månatligen.
Omkontering
Via omkonteringsfunktionen kan rättningar göras av tidigare skapade verifikationer. Omkonteringen görs per transaktionsrad och ges i verifikationstexten automatiskt en koppling till originalverifikationen. Efter omkontering märks också originalverifikationen i systemet som ”Återförd” för att tydliggöra att rättning har skett. Attest av omkonteringar sker i efterhand genom ett rapportuttag ur ekonomisystemet som attesteras och arkiveras digitalt.
När attesterna görs i efterhand ska rapportuttag avseende detta göras minst månatligen.
Periodisering
Periodiseringsfunktionen innebär möjlighet att vända posterna i nästa period redan vid registreringen. Direktregistrerade huvudboksposter faller under de krav på verifikationen som har beskrivits ovan. Attest av direktregistrerade verifikationer ska ske i efterhand genom ett rapportuttag ur ekonomisystemet som mottagnings- och beslutsattesteras. Rapportuttaget ska attesteras och arkiveras digitalt.