Typer av huvudbokstransaktioner
Huvudbokstransaktioner är möjliga att registrera på olika sätt i ekonomisystemet. De två huvudgrupperna utgörs av verifikationer som ankomstregistreras och därefter attesteras enligt flöde i systemet respektive verifikationer som direktregistreras. Ankomstregistrering är huvudregeln då det ger digitala attester. Nedan följer en mer detaljerad genomgång av de olika verifikationstyperna uppdelat i de två huvudgrupperna.
Ankomstregistrerade verifikationstyper
I ekonomisystemet finns sex olika rutiner för ankomstregistrering av huvudbokstransaktioner. Dessa skiljer sig åt baserat på vilket attestflöde de använder samt huruvida de registreras manuellt i ekonomisystemet eller läses in via så kallad postbackinläsning, det vill säga genom att informationen i form av kontering, datum samt texter läses in från en Excelfil. Valet av huvudbokstransaktionstyp avgör därför dels om verifikationen registreras manuellt eller läses in från Excel samt vilka som kommer att attestera transaktionen.
Attestflödet är automatiskt, regelbaserat och uppdelat för varje post i verifikationen vilket innebär att varje post i en verifikation kommer att attesteras beroende på vald transaktionstyp enligt det fördefinierade regelverket. Grundtanken är att varje kontering ska beslutsattesteras av budgetansvarig för varje ansvar vid resultatpåverkande poster och av beslutsattestansvarig för respektive balanskonto vid poster som påverkar balanser. Utöver detta finns också ett centralt attestflöde där attestmöjligheten ges till en särskilt definierad grupp med möjlighet att attestera posterna.
Direktregistrerade verifikationer
Då direktregistrerade verifikationer saknar digital attest krävs ett annat förfarande än vid ankomstregistrering vad gäller attester. Nedan följer en beskrivning av arbetssättet vid direktregistrering samt dess verifikationstyper.
Direktregistrering
OBS! Direktregistrering bör användas restriktivt då de digitala attesterna sätts i efterhand.