Process

Registrering

Registrering sker antingen manuellt i ekonomisystemet eller via inläsning av fil. Uppgifter som ska anges är:

• Verifikationsdatum som klargör när verifikationen skapats.
• Bokföringsdatum/bokföringsperiod som avgör när transaktionen faller ut i redovisningen.
• Text som informerar om transaktionens syfte samt anger dess motpart, exempelvis i form av leverantörsnamn, för att möjliggöra spårbarhet mellan transaktioner. En verifikation får t.ex. inte enbart benämnas som en Rättning eller Rättelse.
• Underlag som styrker transaktionen ska alltid bifogas. Vid rättelser ska detta vara en transaktionslista eller liknande. Vid utbetalning av medel ska en uträkning eller beskrivning bifogas där det framgår hur beloppet har beräknats. Alla underlag ska vara digitalt knutna till huvudbokstransaktionen. Det ska utan förkunskap om transaktionen kunna gå att bedöma vad denna avser.
• Verifikationsnummer ska anges. Vid registrering i ekonomisystemet görs detta automatiskt. Eventuella pappersoriginal ska märkas på ett sådant sätt att kopplingen till verifikationen och verifikationsnumret framgår.
• Särskild vikt bör läggas vid att säkerställa god spårbarhet i redovisningen vid händelse av rättningar. Det ska vara möjligt att i efterhand se kopplingen mellan originaltransaktionen och rättelsen. Detta görs genom att:
• Alla rättelser utförs post för post. Klumpsummor, sammanslagningar och nettorättningar ska endast användas i undantagsfall.
• Vid rättelser alltid ange att detta har gjorts på originalverifikationen (exempelvis en leverantörsfaktura) samt hänvisa till den rättande huvudbokstransaktionens verifikationsnummer.

Mottagningsattest/granskningsattest

Denna attest utgör en kontroll av huvudbokstransaktionen och att den justerar redovisningen på ett sådant sätt att den ger en korrekt bild av den aktuella ekonomiska händelsen. Vid en huvudbokstransaktion innebär detta främst en kontroll av underliggande uträkning, att tillräckliga underlag finns i form transaktionslistor och beräkningar samt att konteringen är korrekt.

Beslutsattest

Detta innebär den slutgiltiga kontrollen av verifikationen och ett godkännande att den gjorda konteringen faller ut i redovisningen. Vid kontering på ansvar godkänner också beslutsattestanten att kostnaden/intäkten belastar budgeten för det aktuella ansvaret. Notera att beslutsattestant och mottagningsattestant inte får vara samma person samt att beslutsattestanten inte får attestera kostnader som direkt gäller den egna personen, exempelvis utbildningskostnader eller representation. I sådana fall ska beslutsattesten eskaleras, det vill säga utföras av behörig överordnad.

Arkivering

Digitalisering av redovisningen och dess underlag är ett uttryckt mål för staden. Arbetet ska göras på ett sådant sätt att pappersunderlag och pappersoriginal i största möjliga mån undviks. Vid behov bör rutiner omarbetas för att säkerställa just detta. Vad gäller arkivering av underlag till huvudbokstransaktioner bör noteras att:

• Alla underlag ska vara digitalt knutna till huvudbokstransaktionen. Enstaka undantag kan till exempel vara omfattande avtal som finns diarieförda eller på annan plats med lika ordnad sortering. I dessa fall måste hänvisning till diarienummer eller verifikationsnummer finnas.
• Pappersunderlag som digitaliserats och knutits elektroniskt till bokförda huvudbokstransaktioner får förstöras med stöd i 3 kap. 14 § LKBR. Varje förvaltning ansvarar för att ha rutiner för att säkerställa att pappersoriginalen har knutits till verifikationen digitalt innan originalet förstörs. Hanteringen ska vara specificerad i respektive nämnds informationshanteringsplan. Pappersoriginalet ska förvaras lokalt efter registrering för att säkerställa att originalet är åtkomligt vid händelse av tekniska problem vid överföring. Lämplig tid för gallring fastställs i informationshanteringsplanen för respektive nämnd.

Pappersoriginal är underlag som inte är digitalt upprättade eller underlag som kommer från ett system utanför Unit4 ERP. Pappersoriginal kan exempelvis röra sig om kassakvitton från kassaapparater och originalkvitton från exempelvis förskott.