Bilagor och verifikationstexter
Till alla verifikationer ska ett underlag knytas och varje transaktionsrad innehålla en beskrivande verifikationstext. Beskrivningen ska vara en text som informerar om transaktionens syfte samt anger dess motpart, exempelvis i form av leverantörsnamn, för att möjliggöra spårbarhet mellan transaktioner. En verifikation får till exempel inte enbart benämnas som en Rättning eller Rättelse.
Bilagor
När man skapar en huvudbokstransaktion så ska alltid underlag bifogas. Underlaget ska framgå med sådan information som behövs för att härleda/beskriva verifikationens ursprung ytterligare.
- Ett utdrag från redovisningen på verifikationen som ska bokas om funkar bra som underlag vid en rättning av någon koddel.
- När det är ombokningar som sker på grund av någon organisationsförändring eller på grund av andra förändringar så ska utdrag finnas med samt ett underlag som visar på vad det är för förändring som ligger till grund för ombokningen.
- Vid periodiseringar så ska man även ha med fakturakopia eller en skärmbild på fakturkopian där den korrekta perioden framgår.
- För uppbokningar kan underlaget se väldigt olika ut beroende på vilken typ av uppbokning som görs. Ett lämpligt underlag kan vara allt från ett beslut om statsbidrag till en beräkning i excel eller en faktura/orderkopia.
Verifikationstexter
Nedan listas exempel på hur verifikationstexter för olika typer av transaktioner ska ställas upp vid registering av huvudbokstransaktionerDet fetstilta i exemplen nedan är ett minimumkrav på hur beskrivningen ska se ut. Om man vill lägga till ytterligare Information så görs det efter verifikationsnumret alternativt i bilagan så att texten inte blir för lång.
Rättningar
En rättning är en felaktighet som ska korrigeras. Till exempel att man knappat fel siffra i ursprungsverifikationen.
Beskrivningen ska inledas med texten från ursprungsverifikationen, därefter ska rättning med stora bokstäver efterföljt av verifikationsnummer skrivas. Se nedan exempel:
Exempel på hur beskrivningen ska se ut vid en rättning av en leverantörsfaktura:
Telenor Sverige AB, ver nr 200176705, RÄTTNING
Exempel på hur beskrivningen ska se ut vid en rättning av en kundfaktura:
HELSINGBORG ARENA OCH SCEN AB, ver nr 30100032784, RÄTTNING
Exempel på hur beskrivningen ska se ut vid en rättning av en huvudbokstransaktion:
Ränteswap Nordea 250116, ver nr 180035225, RÄTTNING
För att underlätta spårbarheten så är det viktigt att boka om varje separat rad för sig. Då är det möjligt att matcha det ombokade beloppet med ursprungsbeloppet. Om man bokar om allt från exempelvis akt 102 som en klumpsumma på samma rad så försvårar det spårbarheten och eventuella avstämningar som görs av driften.
Exempel på hur beskrivningen ska se ut vid en rättning av flera olika verifikationer:
Rad 1- 11,87 kr: Telenor Sverige AB, ver nr 200176705, RÄTTNING
Rad 2- 11,87 kr: Telenor Sverige AB, ver nr 200176706, RÄTTNING
Ombokningar
En ombokning görs när ursprungsverifikationen är rätt vid registreringstillfället men där man sedan vill ändra någon koddel.
Till exempel vid en omorganisation där man ska byta ansvar på verifikationen.
Beskrivningen ska inledas med texten från ursprungsverifikationen, därefter ska ombokning efterföljt av verifikationsnummer skrivas. Se nedan exempel:
Adlibris AB, ver nr 200178564, OMBOKNING
Helsingborgs Simsällskap, ver nr 30100032997, OMBOKNING
Ombokning till investeringar
Vid en rättelse av faktura som felaktigt hamnat i driften och som ska bokas om som en investering är det i stort sett samma beskrivning som för en vanlig rättning förutom att man skriver RÄTTNING INVESTERING.
HELSINGBORG ARENA OCH SCEN AB, ver nr 30100032784, RÄTTNING INVESTERING
Periodisering
När man vill ha en annan period än vad som finns på ursprungsverifikationen.
I en rättelse som sker med en huvudbokstransaktion använder man sig av periodiseringsnycklar. För att göra avstämningarna lättare så är det bra om man skriver fakturanummer i beskrivningen på dessa.
Beskrivningen ska inledas med texten från ursprungsverifikationen, därefter ska verifikationsnummer efterföljt av PERIODISERING samt fakturanummer skrivas.
Till exempel om man upptäcker att en leverantörsfaktura ligger i perioden april men ska tillhöra maj. Då syns periodiseringsverifikationerna när man söker på leverantörsnamnet och det blir överskådligt att se vilka som tar ut varandra. Se nedan exempel:
Dustin Sverige AB, ver nr 200182567, PERIODISERING fnr 007932161
Uppbokningar/vändningar
En uppbokning är en tillfällig reservering när det inte finns något annat bokföringsunderlag i systemet. Beroende på vilken typ av uppbokning som ska göras så är det viktiga att specificera syftet som bokningen görs i beskrivningen. Denna beskrivning är inte lika styrd som för övriga huvudbokstransaktioner med tanke på att en uppbokning kan se väldigt olika ut. Beskrivningen kan vara till stor hjälp vid avstämning och specificering av konton, därför är det bra att ha detta i åtanke vid upprättandet av huvudbokstransaktionen.
Inled beskrivningen med syfte och sedan UPPBOKNING.
Kvarstående projektmedel, UPPBOKNING T1
Vid vändning av en tidigare gjord uppbokning så ska beskrivningen inledas med samma syfte efterföljt med VÄNDNING och ursprungsverifikationen.
Kvarstående projektmedel, VÄNDNING av ver nr 180036884