Huvudbokstransaktion

Huvudbokstransaktioner innebär direkta förändringar av bokföringen med syfte att avspegla en ekonomisk händelse. Dessa kan exempelvis uppstå vid uppbokningar av inbetalningar, rättningar av andra transaktioner eller vid regleringar av interna mellanhavanden mellan verksamheter eller förvaltningar.

Vid skapandet av en huvudbokstransaktion upprättas en verifikation som utgör en beskrivning av händelsen. För varje transaktion i redovisningen ska det finnas en verifikation som enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning (LKBR, kap 3) måste uppfylla specifika krav. Den ekonomiska händelsen ska beskrivas med information om belopp, motpart och datum, såväl för när verifikationen skapades som när den ekonomiska händelsen skedde. Verifikationen ges ett unikt löpnummer för att säkerställa att den kan identifieras, särskiljas och spåras. Det ska framgå var eventuella handlingar eller uppgifter som transaktionen baseras på finns eller så ska dessa bifogas verifikationen.

Uppgifter som ska anges vid registeringen av en huvudbokstransaktion är:

• Verifikationsdatum som klargör när verifikationen skapats.
• Bokföringsdatum/bokföringsperiod som avgör när transaktionen faller ut i redovisningen.
• Verifikationstext som informerar om transaktionens syfte samt anger dess motpart, exempelvis i form av leverantörsnamn, för att möjliggöra spårbarhet mellan transaktioner. En verifikation får t.ex. inte enbart benämnas som en Rättning eller Rättelse.
• Underlag som styrker transaktionen ska alltid bifogas. Vid rättelser ska detta vara en transaktionslista eller liknande. Vid utbetalning av medel ska en uträkning eller beskrivning bifogas där det framgår hur beloppet har beräknats. Alla underlag ska vara digitalt knutna till huvudbokstransaktionen. Det ska utan förkunskap om transaktionen kunna gå att bedöma vad denna avser.
• Verifikationsnummer ska anges. Vid registrering i ekonomisystemet görs detta automatiskt. Eventuella pappersoriginal ska märkas på ett sådant sätt att kopplingen till verifikationen och verifikationsnumret framgår.

Särskild vikt bör läggas vid att säkerställa god spårbarhet i redovisningen vid händelse av rättningar. Det ska vara möjligt att i efterhand se kopplingen mellan originaltransaktionen och rättelsen. Detta görs genom att:

• Alla rättelser utförs post för post. Klumpsummor, sammanslagningar och nettorättningar ska endast användas i undantagsfall.
• Vid rättelser alltid ange att detta har gjorts på originalverifikationen (exempelvis en leverantörsfaktura) samt hänvisa till den rättande huvudbokstransaktionens verifikationsnummer.

Se sidan ”Bilagor och verifikationstyper” för mer detaljerad beskrivning hur bilagor och verifikationstexter används i staden.