Inventarier

Till inventarier räknas fordon, maskiner och inventarier för stadigvarande bruk. Enligt Rådet för kommunal redovisning ska skattelagstiftningens praxis vara gällande för kommunal redovisning.

Detta innebär att en inventarie, för att få bokföras som en investering, ska ha en beräknad livslängd minst tre år och ett an­­skaffningsvärde som överstiger 100.000 kr exklusive mervärdesskatt.

Vid anskaffning av flera inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som en del i en större inventarieinvestering bör det sammanlagda anskaffningsvärdet, om detta överstiger 100.000 kr exklusive moms, bokföras som en investering. Exempel på inventarieanskaffningar med naturligt samband kan vara ett större samlat inköp av kontorsmöbler och annan inredning. Ett annat exempel är upprustning eller nyanskaffning till klassrum/grupprum etc. Ett tredje exempel är inventarieanskaffning då en lokal ändrar funktion – till exempel från klassrum till bibliotek. Självfallet påverkar det inte om inventarieanskaffningen faktureras med samlingsfaktura eller flera fakturor.

IT-inventarier

Datorprogram/licenser

Utgifter för datorprogram/licenser avser oftast en nyttjanderätt (abonnemang, hyra etc) för en begränsad period och ska alltid bokföras som en förutbetald kostnad och periodiseras över nyttjandeperioden (riktmärke max tre år).

I de fall vi har köpt datorprogrammet/licensen och det uppfyller kraven för att bokföras som en investering ska det bokföras som en tillgång i balansräkningen och klassificeras som immateriell anläggningstillgång. En immateriell tillgång är en identifierbar icke-monetär tillgång utan fysisk form. Tillgången har tre utmärkande drag:

1. Den kontrolleras av staden
2. Den har uppkommit till följd av en inträffad händelse
3. Den förväntas ge staden ekonomiska fördelar i framtiden

Nedan följer exempel på de vanligaste immateriella anläggningstillgångarna och hur dessa ska hanteras:

• Egenutveckling av IT-system – här finns normalt tre faser. Förstudien som alltid kostnadsförs, utvecklingsfasen (strukturering av krav, kodning, installation, tester och projektledning) som aktiveras i balansräkningen och slutligen driftsfasen (utbildning och underhåll) som kostnadsförs.
• Licenser – nyttjanderättslicenser utan tidsbegränsning för större system som har ett väsentligt värde för staden bokförs som investering (immateriell anläggningstillgång). Exempel på sådana system är Unit4 ERP ekonomisystem , Stratsys planeringsverktyg och Qlik Sense beslutstöd. Anskaffningsvärdet för tillgången ska då inkludera utgifter för att förbereda tillgången för användning till exempel konsultkostnader. Kostnader för egen personal, årlig avgift för support, nya versioner, utbildning med mera ska inte ingå i anskaffningsvärdet utan ses som driftskostnad.
• Standardprogram – kostnadsfört normalt direkt då reglerna om ringa värde och tre års ekonomisk livslängd kan appliceras. Överstiger anskaffningsutgiften däremot den fastlagda gränsen för ringa värde och livslängden är tre år eller mer aktiveras programmet som en immateriell anläggningstillgång under förutsättning att staden äger programmet/licensen.
• Webbplatser och intranät – hanteras som övriga internt upparbetade system (se första punkten). Det är dock endast utgifterna för att utveckla själva den tekniska plattformen som skall tas upp som en tillgång och inte utgifter för den information som läggs in, integrationer med andra system och de förändringar i strukturen som görs.

Tillkommande utgifter som krävs för att programvaran ska bibehålla sin ursprungliga kapacitet kostnadsförs normalt då de uppkommer. Kan man tydligt dokumentera att tillgångens kapacitet ökar eller får ny funktionalitet vid t ex en uppgradering kan tillkommande utgifter i undantagsfall läggas till anskaffningsvärdet.

Hårdvara

Investeringar i hårdvara är koncentrerad till stadens trådlösa nätverk och datacenters.

Förutom hårdvaran ska också installation och övrigt arbete av konsulter för att komma igång räknas som IT-inventarier, det vill säga bokföras som investering. Utbildning i anslutning till installation av IT-utrustning eller annan maskinell utrustning ska dock inte betraktas som investering.

Tillkommande utgifter som krävs för att tillgången ska bibehålla sin ursprungliga kapacitet kostnadsförs normalt liksom reparationer då de uppkommer. Kan man tydligt dokumentera att tillgångens kapacitet ökar kan tillkommande utgifter läggas till anskaffningsvärdet.

IT-utrustning (se nedan) som de flesta användare kommer i kontakt med ska vanligtvis kostnadsföras direkt då dessa inköp bedöms som enskilda enheter till ett ringa värde med en livslängd understigande tre år.

• Bärbara datorer
• Stationära datorer
• Surfplattor
• Bildskärm
• Dockningsenhet
• Skanner
• Skrivare
• Telefoni
• Mobiltelefoner

Byggnadsinventarier

Till byggnadsinventarier räknas sådana inventarier som utgör delar av eller tillbehör till fastigheten och är avsedda att tjäna byggnadens användning. Dessa fasta inventarier ingår som en del av fastigheten och behövs för den specifika verksamhet som bedrivs i just denna fastighet.

Ventilationsanläggningar, som exempel, räknas endast till byggnadsinventarier ifall verksamheten ställer speciella krav på sådan. Ventilationsanläggning för byggnadens allmänna funktion räknas inte som byggnadsinventarie utan ingår i byggnadsvärdet. Gränsdragningen mellan byggnadsinventarier och så kallade lösa inventarier är att byggnadsinventarier kan sägas vara en mer eller mindre fast del av byggnaden i motsats till lösa inventarier.

Exempel på byggnadsinventarier är:

• spisar och annan köksutrustning i förskolor, vårdhem och skolbyggnader
• fasta inventarier och utrustning i idrottshallar, simhallar, vårdinrättningar
• hyllinredning i bibliotekslokaler
• maskinell utrustning i pumpstationer

Avskrivningstiden för byggnadsinventarier uppgår till mellan 5 och 10 år. Det kan i vissa fall vara lämpligt att tillämpa komponentredovisning och komponentavskrivning för byggnadsinventarier, då det kan förekomma väsentliga skillnader i förbrukningen av en enskild tillgång olika beståndsdelar. Individuell bedömning behöver ske vid respektive investering.

Konst/Konstverk

Konstföremål som tavlor, skulpturer och liknande antas inte utsättas för någon reell värdeminskning vilket medför att dessa inte ska skrivas av.