Statsbidrag

Den svenska förvaltningsmodellen kännetecknas av kommunalt självstyre. Samtidigt är det riksdagen, regeringen, statliga myndigheter och EU som sätter ramarna för kommunala verksamheter genom exempelvis lagar, förordningar och föreskrifter. Ett av de statliga styrmedlen som påverkar kommunen är statsbidrag.

Generella statsbidrag hanteras i huvudsak i systemet för kommunalekonomisk utjämning och används främst för att finansiera inkomstutjämningssystemet och strukturbidraget samt reglera för utökade eller minskade uppdrag mellan staten och kommunsektorn.

Riktade statsbidrag är avsedda för ett visst ändamål och de flesta av dessa betalas inte ut med automatik utan kräver ansökan. Flera betydande bidrag hanteras bland annat av Skolverket, Socialstyrelsen och Migrationsverket.

Ansvarsfördelning

Det åligger respektive nämnd att ta fram riktlinjer för hur ett statsbidrag ska hanteras samt för hur statsbidrag inom nämndens ansvarsområde bevakas och rekvireras. Statsbidrag faller naturligt som en del av ekonomiansvaret för chefer inom staden så som beskrivet i nämndens arbetsinstruktion och behöver därför inte nödvändigtvis specificeras i nämndens delegeringsordning.

Kontering

Redovisningen av statsbidrag sker utifrån bidragets villkor och restriktioner. Detta gör att bidraget måste bedömas utifrån de villkor och restriktioner som medföljer bidraget för att kategorisera bidraget rätt som antingen generellt eller riktat samt hur bidraget ska periodiseras. Eftersom bedömningen ska göras från det individuella bidraget villkor och restriktioner kan därför kategoriseringen skilja sig från vad bidraget i dagligt tal benämns som. Det måste alltså inte benämnas som ett generellt bidrag i beslutet för att kategoriseras som ett generellt bidrag.

Om ett bidrag klassificeras som riktat eller generellt i externredovisningen avgörs av om bidraget är förenat med villkor i enlighet med definitionen i Rådet för kommunal redovisnings (RKR) rekommendation, R2 Intäkter. Ett bidrag ska redovisas som riktat om det ställs krav på prestationer kopplade till ett återbetalningskrav. Om bidraget inte har några sådana krav klassificeras det som generellt i redovisningen. Riktade bidrag bokförs direkt i respektive nämnds klient i ekonomisystemet med konto 35XX. Generella bidrag intäktsförs för övergripande i staden i konto 82XX och fördelas vid behov till respektive nämnd med intern överföring, varför stadsledningsförvaltningen behöver involveras vid generella bidrag. Även motpart är avgörande för externredovisningen och rapportering till SCB där motpart vanligtvis ska sättas i 81X-serien.

Periodiseringsregler

Periodisering av statsbidrag ska göras i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings (RKR) rekommendation, R2 Intäkter. RKR lämnar också undantagsvis klargöranden kring redovisning och periodisering kring specifika statsbidrag på deras hemsida. Nedan följer en översiktlig beskrivning av hur periodisering av statsbidrag ska ske.

Generella statsbidrag ska i första hand periodiseras enligt de restriktioner kring redovisningsperioder som finns stipulerat i bidragsbeslutet. Om ett generellt bidrag avser flera redovisningsperioder men beslutet saknar uppgift om hur bidraget ska fördelas ska bidraget periodiseras med jämn fördelning från den tidpunkt då intäktskriterierna enligt RKR R2 är uppfyllda fram till den tidpunkt då hela bidraget ska vara intäktsredovisat.

Riktade statsbidrag ska intäktsredovisas i takt med att villkoren bedöms vara uppfyllda och det bedöms vara säkert att bidraget kommer att erhållas. Som stöd används bilaga 2 i RKR R2.

Vidareförmedlade bidrag

Det förekommer att en kommun erhåller bidrag från en bidragsgivare som på ett eller annat sätt ska vidareförmedlas till tredje part. I dessa fall måste en bedömning göras i varje enskilt fall om hur detta ska redovisas. Som stöd används bilaga 3 i RKR R2.

Uppföljning

Det ska finnas en koppling och spårbarhet mellan redovisningen, specifikationer i bokslut och rapportering. För att åstadkomma detta ska varje unikt statsbidrag ska vara spårbart med en eller flera separata koddelar (ansvar, verksamhet aktivitet, projekt eller objekt). Till transaktionen ska bidragsbesluten finnas bilagda alternativt ska det finnas en hänvisning till diarienummer eller annat register för bidragsbeslutet.

I bokslutsarbetet specificeras upplupna, skuldförda samt riktade statsbidrag med hjälp av instruktion och mall, se checklistor bokslut.