Planera mål och ekonomi för stadens nämnder

Mål och ekonomi är namnet på vår planerings- och uppföljningsprocess. I den politiska planerings- och uppföljningsprocessen sätter politiken inriktning och mål, fastställer budget samt följer upp resultat och ekonomi. Nedan beskriver vi planeringsprocessens olika steg.

Investeringsplan, tjänsteförslag (januari)

Planeringsprocessen för mål och ekonomi i Helsingborg börjar med att stadsledningsförvaltningens tjänstepersoner i november skickar ut investeringsanvisningar till förvaltningarna för en investeringsberedning före själva planeringsprocessen. Syftet med detta är att tidigt få en samlad bild över hur hela stadens investeringsbehov ser ut. En dialog förs underhand mellan berörd förvaltning och stadsledningsförvaltningen. Detta kan bli aktuellt när de samlade investeringsutgifterna överstiger det angivna utrymmet eller om investeringsutgifterna ligger framtungt (nära i tiden) under sju-årsperioden och därmed inte är balanserade årsvis. Huvudregeln är att samtliga investeringars driftkostnad (ränta, avskrivningar, lokalkostnader, personalkostnader med mera) ska finansieras inom den ordinarie ekonomiska tilldelningen. Verksamheter inom idrotts- och fritidsnämnden, kulturnämnden, socialnämnden och stadsbyggnadsnämnden har möjlighet att redovisa ett förslag på utökad ekonomisk tilldelning i de fall investeringsprojekt genererar en driftskostnad som inte finansieras inom ordinarie tilldelning.

För att kunna värdera och prioritera föreslagna investeringar ska respektive investerings motiv (för de investeringar som överstiger 3 mnkr) tydliggöras i investeringsplanen genom att ange max två kriterier per investering:

A= Attraktiv och jämlik stad (offentliga rummet, trygghet, mötesplatser)

E= Energiplan (se nedan)

K= Kostnadsbesparande

L= Lagstiftning

M= Miljöeffekter (utöver energiplan)

U= Underhåll befintlig investering

T= Tillväxt (på grund av att staden växer)

Kommunstyrelsens inriktningsbeslut (februari)

I februari tar kommunstyrelsen beslut om planeringsanvisningar till nämnder som innehåller:

• Uppdrag till nämnderna att ta fram nämndens förslag till inriktning, mål och ekonomi
• Förslag till ekonomisk tilldelning för det kommande året
• Förslag till investeringsutrymme för planperioden

Nämnders förslag till mål och ekonomi (februari-mars)

Utifrån planeringsanvisningarna, förvaltningens nulägesanalys och nulägeskarta tar nämnder under våren fram förslag som presenterar mål och inriktning samt de ekonomiska förutsättningarna (drift- och investeringsbudget).

Dialog om mål och ekonomi samt kommunstyrelsens förslag (april-maj)

I slutet av april bjuder kommunstyrelsens ordförande in majoritetsberedningen och nämndernas ordförande från de styrande till en dialog om nämndernas inlämnade förslag till inriktning, mål och ekonomi.

I början på maj bjuder ekonomidirektören in representanter från oppositionen, förvaltningschefer och berörda tjänstepersoner till dialog om nämndernas inlämnade förslag till inriktning, mål och ekonomi.

Inför kommunfullmäktiges beslut i juni tar de styrande fram ett förslag till mål och ekonomi för hela staden. Förslaget behandlas i kommunstyrelsen och blir därefter kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige. Oppositionspartierna lägger fram egna förslag till mål och ekonomi inför kommunfullmäktige.

Kommunfullmäktiges beslut (juni)

I juni beslutar kommunfullmäktige om inriktning, mål och ekonomisk tilldelning för stadens nämnder samt för staden som helhet. För driftsbudgeten gäller beslutet för ett år framåt medan investeringarna planeras för sju år framåt. Möjlighet att justera investeringsplanen finns dock vid varje beslut om mål och ekonomi. Beslutet innefattar också en flerårsplan, vilken gäller som inriktning för de nästkommande två åren. De olika politiska partierna kan inför debatten lägga fram sina egna förslag. De förslag som en majoritet av ledamöterna röstar på blir den beslutade planen för mål och ekonomi inför kommunfullmäktige.

Nämndernas internbudget (september-december)

Senast i december beslutar nämnden om internbudgeten. I internbudgeten framgår fördelningen av de tilldelade resurserna ut i verksamheten.

Förvaltningens verksamhetsplan

Förvaltningschefen tar årligen fram förvaltningens verksamhetsplan utifrån nämndens beslutade mål och inriktning, ekonomiska förutsättningar samt förvaltningens nulägesanalys. Förvaltningens verksamhetsplan ger ledning och stöd till verksamheternas planering (verksamhet, avdelning eller enhet). Förvaltningens verksamhetsplan är ett informationsärende till nämnden och är klar senast 30 september (vid valår är det annan tidplan). Förvaltningens verksamhetsplan finns publicerad i systemstödet Verksamhetsplan SharePoint online.

Förvaltningens verksamhetsplan innehåller:

• Förvaltningschefen inleder
• Nämndens uppdrag
• Sammanfattning av nuläget
• Nämndens inriktning och mål
• Målbild
• Prioriterade områden

Rapportera i Stratsys och ekonomisystemet

Rapportering av förslag till inriktning, mål och ekonomi sker i systemstödet Stratsys och i ekonomi.

Stratsys

I Stratsys rapporterar förvaltningarna nämndens förslag till mål och ekonomi. Rapporten har följande innehåll:

• Inledning
• Nämndens inriktning
• Nämndens mål
• Ekonomi (driftbudget)
• Investeringar
• Kompetensförsörjning medarbetare
• Framtid

Anvisningar till de olika rubrikerna i rapporterna finns i Stratsys. Den ekonomiska redovisningen i rapporterna är mindre detaljerad jämfört med det som förvaltningarna redovisar i ekonomisystemet.

Planeringsmodulen i ekonomisystemet

Förvaltningarna rapporterar nämnders förslag till ekonomisk tilldelning och investeringsplaner samt nämnders internbudget i ekonomisystemets planeringsmodul. Rapportering i planeringsprocessen i ekonomisystemet består i huvudsak av nedanstående delar:

1. Rapportera nämndens förslag
2. Kontrollera och stämma av inrapporterade värden för nämnden
3. Klarmarkera och stänga aktuella budgetversioner för nämnden
4. Konsolidera nämndernas rapporterade förslag
5. Kontrollera och stämma av inrapporterade värden
6. Låsa samtliga versioner

Varje budget i ekonomisystemet har ett versionsnamn och är kopplad till en budgettyp, se tabeller nedan. Budgetadministratören för varje klient ansvarar för att rätt version är kopplad inför budgetrapporteringen och att varje version blir klarmarkerad och stängd enligt anvisningar.

Observera att det är endast stängda versioner som visas i Beslutsstödets ekonomiapplikationer.

Nämndens olika budgetversioner:

Verksamhetens budgetversioner:

Nämndrapportering sker enligt stadens anvisningar. För mer information om rapporteringen i ekonomisystemet se manualen Arbeta med budget och prognos samt aktuella anvisningar på intranätet och sidan Styrning och ekonomi.

Chefer i Helsingborgs stad har budgetansvar och gör varje år utifrån förvaltningens anvisningar en verksamhetsbudget (för sitt ansvarsområde) i ekonomisystemet.