Lönefordringar

Det händer att en för hög lön betalas ut. För dessa tillfällen finns följande rutin för fakturering och bokföring.

Eftersom fordran inte tillhör den centrala löneavdelningen utan respektive förvaltning är det naturligt att fordran också faktureras och bok­förs av respektive förvaltning. Debiteringsunderlaget fram­ställs dock av löneavdelningen centralt varefter detta, tillsam­mans med eventuella bilagor, skickas till berörd förvaltning för fakturering (registrering och bok­föring).

Rutinen innebär i sin helhet följande:

1. När en fordran uppstått och reglering inte har kunnat ske på annat sätt, upprättar löneavdelningen ett debiteringsunderlag med eventuella bilagor.
2. Löneavdelningen bokför lönefordran på konto 1613 (debet) i förvaltningens redovisning samtidigt som motsvarande konto för lönefordran krediteras (nollställs) i företag 10. Bokföring får ske med två bokföringsordrar via avräkningskonto 166920.
3. Debiteringsunderlaget skickas till berörd förvaltning för registrering.
4. När förvaltningen registrerar debiteringsunderlaget krediteras och nollställs konto 1613 varvid fordran automatiskt flyttas till förvaltningens konto för fakturafordringar, 151XX.

Observera att obetalda lönefordringar inte får skrivas av förrän samtliga kravåtgärder använts. Om fordran trots dessa åtgärder inte går att driva in ska bokföringsmässig avskrivning ske med användande av konto 7380 Förluster på kortfristiga fordringar. Fordran ska därefter överlämnas för långtidsbevakning (för närvarande Intrum Justitia).