Övriga likvida medel

Det förekommer att likvida medel hanteras inom stadens verksamheter men tillhör annan fysisk eller juridisk person. I vissa fall återfinns dessa i redovisningen men ännu vanligare är att hanteringen sker sidoordnat med manuella rutiner och i form av kontantkassor eller bankkonton. Det kan exempelvis handla om olika former av insamlade kontantkassor på daghem, fritidsgårdar och skolor. Ett annat exempel är intäkter från tillfällig försäljning för finansiering av skolresor och liknande. Även depositioner vid utkvittering av nycklar kan hänföras till denna grupp.

Depositioner ska alltid bokföras och då som kortfristiga skulder. För övriga inbetalningar är huvudregeln att samtliga ska bokföras, vilket också är en förutsättning för att momsen ska kunna lyftas. Undantag från bokföringsplikten kan dock ske när det är uppenbart att det handlar om förvaltade medel och dessa är av mindre storlek. Till denna kategori kan hänföras föräldrakassor på daghem och skolor, personalkassor, insamlingar till skolresor och liknande. Hantering av sådana bör dock, om möjligt, undvikas. När det förekommer utan arbetsgivarens godkännande ansvarar personalen själva för eventuella förluster. Det är viktigt att både personal och föräldrar informeras om vilka regler som gäller. Det kan naturligtvis förekomma fall där även dessa in- och utbetalningar får anses ingå som en del av den ordi­narie verksamheten och därför ska intäkts- respektive kostnadsföras. Så är exempelvis fallet när staden finansierar en del av de kostnader som aktiviteten medför. Kontakta SLF Ekonomi om tveksamhet föreligger.

En annan viktig fråga i detta sammanhang är de rutiner som tillämpas vid hantering av klienters enskilda medel inom äldre- och handikappomsorgen. Denna fråga hanteras av Vård- och omsorgsförvaltningen som också har utfärdat regler kring detta för berörd personal.