Kvitton

Ur bokförings-, säkerhets- och kontrollsynpunkt ska någon form av kvittens (kvitto) användas vid all kontantförsäljning, såväl vid betalning med kontanter som vid elektronisk betalning. Den kan i princip utformas på tre olika sätt beroende på organisation, omfattning och utformning på verksamheten. Oberoende av system ska kvittenserna alltid vara löpnumrerade i en gemensam serie. Följande alternativ är aktuella för närvarande:

• Kassaapparat med kvitto och kontrollremsa bör användas om kontantförsäljningen sker på daglig basis och om det är möjligt av praktiska skäl. Tömningskvittot ska bifogas kassarapport eller annat bokföringsunderlag och kontrollremsan ska arkiveras under 2 år, det vill säga innevarande år samt de två följande åren.

• Kvittensblock (förnumrerade) kan användas vid mera sporadisk försäljning.

Kvittensblocket innehåller ett kundexemplar och två karbonkopior som skapas vid ifyllandet. Kopia nummer 1 används som bilaga till verifikationen medan kopia nummer 2 blir kvar i blocket för kontroll.

Kvittensblocken ska förvaras på ett betryggande sätt och kvitteras av mottagaren på en särskild förteckning när de lämnas ut. Förbrukade eller oanvända block ska återlämnas för att underlätta kontroll och revision. Arkivering ska ske under 2 år (innevarande år samt de två följande åren). Följande uppgifter bör finnas på kvittensen:

1. • Löpnummer
   • Datum
   • Säljarens namn (Helsingborgs stad och eventuell förvaltning)
   • Kundens namn (kan utelämnas vid belopp < 200 kr eller på kundens begäran)
   • Specifikation
   • Belopp
   • Specifikation av momsbelopp
   • Organisationsnummer, 21 20 00 – 1157
   • Underskrift (av säljare)

• Biljett-/kupongsystem, med numrerade stammar, kan vara lämpligast för inträdesavgifter, lunchkuponger, P-avgifter vid evenemang och liknande. Samma utlämningssystem och arkiveringsregler som för kvittensblock ska tillämpas för biljetthäften.

När kassakvittot inte innehåller tillräckliga uppgifter enligt reglerna för en verifikation och för momsredovisning eller när biljettsystem tillämpas, kan en kund begära skriftligt kvitto. Detta innehåller i princip samma uppgifter som kvittensblocket, med undantag för löpnummer, och blir därför inte aktuellt när sådant används. Kopior används inte i samband med skriftligt kvitto.