Kontantinköp

Kontant betalning eller kortbetalning kan bli aktuellt vid inköp för mindre belopp och då betalning mot faktura inte bedöms lämpligt eller inte accepteras av säljaren. Betalning får i sådana fall ske på följande sätt:

• Personlig handkassa (konto 1611X)
• Tillfälligt förskott
• Utlägg med egna medel
• Kontantkort (ICA banken)

Som nämnts ovan får oredovisade medel från kontantförsäljning inte användas för kontanta inköp. Dessutom får kontant betalning aldrig avse ersättning eller arvode för utfört arbete. Sådana ersättningar ska alltid betalas ut via lönerutinen för att säkra rätt påslag för arbetsgivaravgifter, avdrag för källskatt samt kontrolluppgift.

1. Personliga handkassor och kontantkort utkvitteras från SLF Ekonomi eller från förvaltningens ekonomifunktion. De bör beviljas restriktivt och normalt aldrig med högre belopp än 5 000 kr. I många fall kan handkassor istället ersättas med enstaka utlägg med egna medel. Innehavare av handkassa eller kontantkort är personligen ansvarig för denna och förvaring bör därför normalt inte ske på arbetsplatsen. Överlåtelse till annan befattningshavare ska därför normalt aldrig ske. Vid byte av ansvarig befattningshavare eller vid begäran ska handkassan/kontantkortet återredovisas till SLF Ekonomi/förvaltning. En aktuell förteckning över utlämnade handkassor/kontantkort ska upprättas till bokslutet men även finnas tillgänglig fortlöpande. Av denna ska framgå den ansvariges namn, arbetsplats/förvaltning och handkassans/kontantkortets belopp.
2. Redovisning av gjorda inköp och eventuell påfyllning av handkassa/kontantkort bör ske minst en gång per månad. Härigenom får bokföringen en högre aktualitet och betald moms kan redovisas. Enskild förvaltning kan dock i undantags­fall lämna medgivande till två- eller tremånadsredovisning. Utbetalningen ska ställas till den handkasseansvarige, inte till arbetsplatsen, och ska ske via leve­rantörsreskontra eller via kontantkort. Beslutsattest ska tecknas av överordnad. Observera att utbetalningen inte får registreras (bokföras) av betalningsmottagaren själv. Kvitton med särredovisad moms, som styrker gjorda inköp, ska bifogas.
3. Tillfälliga förskott ska återredovisas inom 14 dagar i form av reseräkning eller utbetalningsorder tillsammans med inköpskvitton och eventuella överblivna kontanter.