Allmänt

Det är viktigt att hanteringen av likvida medel i den löpande verksamheten är säker och i möjlig mån enhetlig för alla förvaltningar. Allmänheten måste kunna ha förtroende för att deras inbetalningar blir korrekt hanterade. Vidare måste berörd personal känna att rutinerna är utformade på ett sätt som undan­röjer risken för ogrundade misstankar om oegentligheter. Rutinerna måste samtidigt ha en ut­form­ning som känns meningsfull och som är praktiskt hanterbar i verksamheten.

Hanteringen av kontanter ska minimeras i största möjliga utsträckning. Utbetalnings- och inbetal­ningsflöden ska i första hand ske över leverantörs- respektive kundreskontra. I andra hand genom elektroniska betalningar, tex kortbetalningar eller Swish. De lokala plusgiron som används av vissa för­valtningar ska i princip enbart användas för externa inbetalningar som inte grundar sig på en utsänd faktura, exempelvis kortinlösen, dagskassor, förskottsinbetalningar och statsbidrag. Några undantag finns och dessa avser förvaltningsspecifika faktureringsrutiner utanför Unit4 ERP. Uppläggning av nya lokala plusgirokonton ska alltid ske i samråd med SLF Ekonomi, bland annat för att anslutning ska kunna ske till stadens centrala koncernkonto.

Förvaltningarna ska sträva efter att minimera kontanthantering, men att helt undvika användning av kontanta medel i kommunal verksamhet är i praktiken svårt. Det finns ibland situationer där inköp mot faktura, kortbetalning eller motsvarande inte är rationellt. Som ett led i den interna kontrollen ska varje förvaltning inventera inom vilka verksamheter kontanthantering förekommer. Med denna inventering som underlag kan kontroller ske och vi kan sprida infor­mation om kvittenser, bokförings- och momsregler med mera. Eventuellt kan inventeringen också ge signaler till rutinförändringar inom enskilda verksamheter. Varje förvaltning svarar, inom sina verk­samheter, för att hanteringen av kontanter sker på ett betryggande sätt.

De kontanta medel som undantagsvis förekommer i verksamheterna kan i princip indelas i tre huvudgrupper efter ägarförhållande:

Stadens kontanta medel

• I verksamheterna förekommande kontantkassor
• Ej redovisade inkomster, till exempel dagskassor och P-automater
• Inkomster av engångskaraktär, exempelvis försäljning av inventarier & lokalhyror

Hos anställda utestående medel (stadens fordran)

• Personliga handkassor (stående förskott)
• Tillfälliga förskott, exempelvis vid resor i tjänsten och mindre inköp

Övriga kontanta medel (förvaltade)

• Depositioner
• Föräldrakassor på förskolor
• Elevkassor på skolor och liknande
• Personalkassor
• Integrerad föreningsverksamhet
• Klientmedel (vårdtagare inom omsorg, vårdboende med mera )