Registrera och uppdatera leverantörer

Alla stadens leverantörer läggs upp i ekonomisystemets gemensamma leverantörsregister i stadsledningsförvaltningens klient för att sedan med automatik kopieras ut till övriga klienter.

Organisationsnummer är obligatoriskt, men ett och samma organisationsnummer får användas flera gånger vid exempelvis en leverantör som använder sig av flera olika betalnummer. Det är viktigt att kontrollera att betalnumret inte redan finns upplagt vid registrering av ny leverantör. Organisationsnumret är säkrast att använda vid sökning, eftersom samma leverantör kan förekomma på olika betalnummer (plusgiro respektive bankgiro). Helsingborgs stad använder i första hand plusgirot om både plusgiro och bankgiro finns angivet på fakturan.

Utöver organisationsnumret så är det viktigt att ange rätt motpartskod. Motpartskoden är viktig för vår rapportering till Statistiska Centralbyrån (SCB).

Innan registrering eller ändring av leverantörsinformation ska leverantören kontrolleras/granskas för att undvika registrering av företag som inte är registrerat för F-skatt, bluff-företag eller om ett företag inte är momsregistrerat. Läs i lathunden ”Registrera\uppdatera en leverantör” vad du måste kontrollera vid registrering eller uppdatering av en leverantör.

När en ny leverantör är upplagd eller är uppdaterad får personal på SLF ekonomi en signal om detta och de kontrollerar att uppgifterna är korrekt registrerade i ekonomisystemet. Observera att det inte görs några ytterligare kontroller av bluff-företag, F-skattsedlar o s v utan ansvaret ligger på den förvaltning som registrerat leverantören.

Factoringbolag

Många av våra leverantörer använder sig av factoringbolag, det vill säga en annan betalningsmottagare, för sin fakturering. I dessa fall ska factoringbolaget registreras i Unit4 ERP, i registret för betalningsmottagare. Leverantören kopplas därefter till factoringbolaget/betalningsmottagaren.

Observera att factoringbolag/betalningsmottagare måste registreras av SLF ekonomi.

Om en befintlig leverantör skaffar ett factoringbolag, alternativt byter factoringbolag så ska leverantören läggas upp på nytt i ekonomisystemet och kopplas till det nya factoringbolaget. Kontakta SLF ekonomi för att få hjälp att lägga upp factoringbolaget om det inte redan finns i registret. Läs lathunden ”Registrera\uppdatera en leverantör” för vad du måste kontrollera vid registrering/uppdatering av leverantör och manual ”Arbeta med leverantörsregister”.