Intern kontroll av leverantörer och utbetalningar

Varje dag läggs nya leverantörer upp i ekonomisystemet och hundratals fakturor betalas. För att kunna hålla en god intern kontroll på leverantörsregister och betalningsflöde så tar staden hjälp av Inyett.

Inyett

Inyett är ett företag som tillhandahåller en rad olika tjänster. Staden använder Inyetts tjänster huvudsakligen för att granska leverantörer och utbetalningar. Varje gång en betalningsfil skickas från ekonomisystemet till banken (vanligen innan kl 10 varje vardag) så sänds samtidigt en kopia till Inyett som automatiskt, inom 60 sekunder, analyserar utbetalningarna samt kontrollerar de leverantörer som ska få betalt.  Uppgifterna i betalningsfilen jämförs med en databas med aktuella uppgifter från bland annat Bankgirot, Plusgirot, Bolagsverket, Skatteverket, Creditsafe, Svensk Handel och Varningsinfo. Avvikelser genererar varningar i form av mejl som skickas till förvaltningarna. Respektive förvaltning får bara varningar avseende de egna betalningarna/ leverantörerna, inte hela stadens. Om inga avvikelser finns som rör den egna förvaltningen så får man ändå ett mail som kvittens på att dagens betalfil har gått iväg till banken.

Varje enskild förvaltning utser en eller två Inyettanvändare som är mottagare av varningsmejlen. En användare kan vara en utsedd person eller en gemensam e-postadress om ansvaret att hantera Inyettvarningar delas av flera personer.

Ansvaret för att dagligen kontrollera och hantera varningsmejlen samt eventuellt stoppa felaktiga betalningar åligger respektive förvaltning. Varningarna ska alltid hanteras omgående och i de fall en betalning behöver stoppas så kontaktas SLF ekonomi som i sin tur kontaktar banken.

För detaljerad information om vad som ska granskas, vad olika varningar från Inyett betyder mm, se lathunden Inyett – Detect.