Formkrav på en leverantörsfaktura

Leverantören är ytterst ansvarig för att fakturorna de skapar uppfyller de formkrav som finns. Mottagaren är dock skyldig att kontrollera de fakturor man får så att leverantören har lämnat alla obligatoriska uppgifter och att specifikationen stämmer med vad som avtalats och/eller levererats. I annat fall ska kreditfaktura och ny faktura begäras från leverantören.

Lagkrav

Följande uppgifter ska finnas på en leverantörsfaktura enligt lag:

1. Datum för utfärdandet
2. Fakturanummer
3. Säljarens namn och momsregistreringsnummer
4. Köparens namn och adress
5. Vad betalningen avser*
6. Leveransdatum
7. Beskattningsunderlaget för varje momssats
8. Tillämpad momssats
9. Den moms som ska betalas
10. Fakturabelopp

*Om den externa fakturan inte är specificerad behöver den kompletteras med avtal, avtalsnummer, offert eller annan specifikation. Bilaga kan lämpligen bifogas i ekonomisystemet eller i undantagsfall med hänvisning till annat försystem som exempelvis diariet.

Observera att om uppgift om F-skatt saknas på en arvodesfaktura ska den hanteras av löneadministratör för att säkra att preliminärskatt dras och att sociala avgifter betalas.

Beställarreferens

För att fakturor automatiskt ska kunna styras till rätt mottagare måste beställarreferens finnas på fakturan. Det är därför viktigt att den uppgiften meddelas leverantören i samband med beställning. Som beställarreferens används beställarens/mottagarens användar-ID (fyra bokstäver fyra siffror, t ex lefa1000). Saknas beställarreferens på fakturan eller om beställarreferensen är felaktig, hamnar fakturan istället hos en förutbestämd användare, FELREF, på berörd förvaltning som sedan manuellt får dirigera fakturan till rätt mottagare.