Felaktig fakturafil – avvisad vid inläsning SLF Ekonomi
Hantering:
Fakturor importeras med automatik till UBW varje natt. Hittar fakturaimporten tekniska fel i en fakturafil så läses den inte in i UBW.
Fakturadubbletter Resp. förvaltning
Hantering:
Fakturor som är dubbletter blir inlästa i UBW men stoppas innan de ankomstregistreras och skickas ut i arbetsflödet. Fakturadubbletter hanteras i UBW i rutinen Underhåll fakturor.
Faktura som saknar beställarreferens Resp. förvaltning
Hantering:
Fakturor som saknar beställarreferens hanteras i verktyget ”Transaktioner arbetsflöde” i registreringsrutinen för inkommande fakturor.
Faktura där leverantören inte är upplagd SLF Ekonomi
Hantering:
Fakturor där leverantören inte kan hittas i UBW hanteras i verktyget ”Underhåll elektroniska fakturor” av personal på den centrala ekonomiavdelningen.
Felaktig fakturaadress/ fakturamottagare Fakturamottagaren
Hantering:
Det är viktigt, såväl vid avtalstecknande som vid avrop/beställning av varor och tjänster, att leverantören informeras om korrekt fakturaadress och beställarreferens. Det är beställarens ansvar att så sker och att meddela leverantören om dennes kunduppgift innehåller felaktiga uppgifter.
Fel förvaltning/klient Förvaltningar och SLF Ekonomi i samverkan.
Hantering:
Fakturor blir ibland inlästa i fel klient. Det beror på att leverantören angivit fel GLN-kod i fakturafilen. Läs mer om GLN-koder i avsnittet ”Helsingborgs stads GLN-koder”.
SLF Ekonomi ansvarar för flytt av en faktura mellan klienter. Den förvaltning som fått en faktura som tillhör någon annan ska skicka fakturan till användaren FELKLIENT. Skriv i kommentarsfältet vilken klient och användare fakturan ska till, ex: 10 jono1006.
OBS: Fakturor får inte skickas för flytt till annan klient om man inte först har stämt av med mottagaren så att ni är överens om vem som är ägare av fakturan.
Nollfakturor Resp. förvaltning
Hantering:
Ibland får vi e-fakturor med ett nollbelopp. Se separat lathund för hantering av dessa.