Felaktiga leverantörsfakturor

Om en leverantörsfaktura är fel – avseende formkrav eller belopp – ska den ändå ankomstregistreras. Därefter ska den som mottagit den felaktiga fakturan begära en kreditfaktura och ny korrekt faktura från leverantören så snart som möjligt.

Använd gärna mallen ”Hantering av felaktig leverantörsfaktura” för att informera leverantören om den felaktiga fakturan. Fyll i mallen och skicka tillsammans med en kopia på fakturan till leverantören. Behåll en kopia på det skickade materialet för egen dokumentation i händelse av en kommande tvist. Felaktiga fakturor behöver inte diarieföras såvida det inte rör sig om en bluffaktura som polisanmäls. Läs mer om hanteringen av bluffakturor på stadens intranät.

När kreditfakturan avseende en felaktig faktura har anlänt, så ska den registreras med samma förfallodatum som den felaktiga debetfakturan. Dessa kommer då att ta ut varandra. Om det finns en mellanskillnad kommer denna att betalas till leverantören på betalningsdagen.

Om det inte finns någon debetfaktura att boka mot ska leverantören betala kreditbeloppet till staden. Ankomstregistrera fakturan och lägg förfallodatum 30 dagar framåt i tiden. Kontakta leverantören och begär utbetalning. Ange beställarreferens, samt kreditfakturanummer + klientnummer. Återbetalningen ska ske till stadens plusgiro (13283-7). Om återbetalning från leverantören inte sker inom 30 dagar så kommer kreditfakturan dyka upp på betalningslistan som avvisad betalning. Berörd förvaltning kontaktar leverantören och påminner.

I avsaknad av annan kontering kan konto 166799 ”Ej konterade utbetalningar” användas på båda fakturorna (felaktig debetfaktura och tillhörande kredit). Oavsett vilket är det givetvis viktigt att kreditfakturan får samma kontering som den felaktiga fakturan.

Vid mindre fel måste man inte kräva kreditfaktura och ny, korrekt faktura. I dessa fall kan istället kompletterande information lämnas av leverantören, exempelvis via mejl eller telefon. Komplettera då fakturans information eller knyt eventuella mejl som en bilaga till fakturan.