Fakturaformat

Helsingborg stad får sammanlagt cirka 200 000 leverantörsfakturor per år. Den 1 april 2019 trädde en ny lag i kraft som innebär att fakturor till offentlig sektor måste vara elektroniska. PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

Detta innebär att alla leverantörer till Helsingborgs stad måste skicka e-fakturor. Kravet på e-faktura gäller vid alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, där betalning sker mot faktura. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan det aktuella datumet omfattas dock inte retroaktivt av lagen. För mer information, se helsingborg.se .

De fakturor som fortfarande anländer i pappersformat skannas i samband med ankomstregistreringen för vidare elektronisk hantering i fakturaprocessen. Till fakturor i pappersformat räknas även en mindre mängd fakturor som anländer i PDF-format.

Pappersfakturor & PDF-fakturor

Ankomstregistrering inklusive skanning av leverantörsfakturor i pappersformat sker dagligen på fem av stadens förvaltningar:

Vissa leverantörsfakturor anländer i PDF-format via mejl. Dessa ska skickas till berörd skanningsenhet för utskrift och behandlas på samma sätt som pappersfakturor.

Eftersom pappersfakturor & PDF-fakturor egentligen inte är tillåtna enligt lag, så ska dessa hanteras på följande sätt av personalen som har hand om skanningen:

1. Kontrollera om det är en avtalsleverantör och om leverantören i så fall har rätt enligt avtalet att skicka pappersfakturor:
   • Gå in på intranätet
   • Klicka på Inköp och avtal
   • Klicka på Avtalskatalogen
   • Logga in om du inte redan är inloggad
   • I rutan Sök här skriv in företagets namn

Om det inte finns något avtal, eller om avtalet inte medger fakturering i pappersformat – gå vidare till nästa punkt.

2. Om det finns en mejladress angiven på fakturan ska nedanstående mejl skickas till leverantören.

E-fakturor

Leverantörer hittar all nödvändig information om e-fakturor till Helsingborgs stad på stadens externa web. Hänvisa i första hand dit vid frågor, i andra hand till SLF ekonomi.

Leverantörers möjligheter till e-fakturering

Våra leverantörer har i princip möjlighet att välja mellan tre olika tekniska lösningar för att skapa sina elektroniska fakturor till staden. De har utformats för att tillgodose olika leverantörers skilda behov och tekniska förutsättningar.

1. Virtuell fakturaskrivare

En virtuell fakturaskrivare gör det möjligt för leverantören att skicka elektroniska fakturor direkt från sitt affärssystem. Fakturaskrivaren skickar information direkt till vår samarbetspartner som i sin tur omvandlar informationen till en elektronisk faktura. Största fördelen är att leverantören inte behöver ändra i sina befintliga rutiner eller affärssystem.

2. Filexport

Har leverantören möjlighet att skapa en XML-fil i sitt affärssystem, så kan de exportera fakturafilerna till den VAN-operatör vi har som samarbetspartner, så konverterar de och skickar vidare e-fakturorna till Helsingborgs stad. Fördelen med att exportera filer är att det blir en helt automatiserad lösning.

3. Webbportal

Leverantören kan enkelt registrera sina fakturor direkt på Helsingborgs stads fakturaportal. Detta är ett alternativ för leverantörer som har mindre fakturavolymer eller saknar ett affärssystem. Att registrera upp till 100 fakturor per år till Helsingborgs stad är kostnadsfritt. URL-adressen till Fakturaportalen är: http://fakturaportal.helsingborgsstad.website/

Helsingborgs stads GLN-koder

Vid eventuella frågor från en leverantör kan det vara bra att känna till begreppet ”GLN-kod”. GLN-koder används för att automatiskt styra en e-faktura till rätt förvaltning, och behöver därför finnas med i varje fakturafil.

Om leverantören använder sig av virtuell fakturaskrivare eller stadens fakturaportal på webben, visas inte GLN-koderna för leverantören utan valet av fakturamottagare sker genom att leverantören pekar ut förvaltningens namn. VAN-operatören (”växel/förmedlare” av e-fakturor) säkrar sedan att GLN-koden skickas med i den elektroniska fakturafilen.