Arkivering

Alla underlag till poster i leverantörsreskontran ska förvaras digitalt. Detta innebär att fakturor och utbetalningsunderlag med tillhörande bilagor som inkommer i pdf- eller pappersformat skannas och ankomstregistreras i ekonomisystemet med digitala underlag.

Pappersunderlag som digitaliserats och knutits elektroniskt till bokförda transaktioner får förstöras med stöd i 3 kap. 14 § LKBR. Varje förvaltning ansvarar för att ha rutiner för att säkerställa att pappersoriginalen har knutits till verifikationen digitalt innan originalet förstörs. Hanteringen ska vara specificerad i respektive nämnds informationshanteringsplan. Pappersoriginalet ska förvaras lokalt efter registrering för att säkerställa att originalet är åtkomligt vid händelse av tekniska problem vid överföring. Lämplig tid för gallring fastställs i informationshanteringsplanen för respektive nämnd.