Organisation

Stadens kundreskontra i ekonomisystemet är som nämnt centraliserad och det övergripande ansvaret ligger centralt på SLF Ekonomi och styrning. Ansvarsfördelningen mellan stadsledningsförvaltningen och övriga förvaltningar ser ut enligt bilden nedan – varje förvaltning ansvarar för underlaget till faktureringen, det vill säga de så kallade försäljningsordrarna i ekonomisystemet, och SLF ansvarar för allt från fakturering och framåt i processen.

Förvaltningarnas ansvar

Respektive förvaltning ansvarar för vad som ska faktureras kopplat till den egna verksamheten. De skapar försäljningsorder som utgör underlaget som stadsledningsförvaltningen sedan omvandlar till fakturor. Varje förvaltning ”äger sina fordringar”, det vill säga varje förvaltning styr hur mycket en kund/invånare ska faktureras och är ytterst ansvarig för att svara för detta i de fall en kund/invånare har frågor. SLF fattar beslut i de fall vi behöver ta ställning till om en fordran ska avskrivas, skickas till Kronofogden eller liknande. Varje förvaltning har dock alltid rätt att kontakta SLF för att överpröva dessa beslut gällande de egna fordringarna.

I de fall förvaltningar har reskontror i andra system än ekonomisystemet (exempelvis Vitec), så ansvarar de fullt ut för detta arbete själva. SLF kan vara behjälplig vid inkasso för fordringar från dessa reskontror.

Förvaltningar som har kunder som betalar sina fakturor med autogiro administrerar processen med att sätta upp autogiro för dessa kunder. Detta moment är en del i arbetet med fakturaunderlag (försäljningsordrar, kundregister mm). Eftersom SLF ansvarar för fakturering så innebär det när det gäller autogiro att SLF ansvarar för att skicka de månatliga betaluppdragen till bankgirocentralen.

Stadsledningsförvaltningens ansvar

Stadsledningsförvaltningar sköter kundreskontra i ekonomisystemet åt samtliga stadens förvaltningar. Det innebär att stadsledningsförvaltningen, utifrån de försäljningsordrar som förvaltningarna tagit fram och attesterat, skapar fakturor och ansvarar för att de når kunden/invånaren. SLF gör inga kontroller av innehållet i försäljningsordrarna utan respektive förvaltning ansvarar för att kvalitetssäkra sitt underlag enligt rutiner de själva tar fram.

I de fall en faktura inte blir betald ansvarar stadsledningsförvaltningen för att skicka ut påminnelser. Blir fordran trots detta inte betald administrerar stadsledningsförvaltningen även den fortsatta kravprocessen. Hela flödet för en kundfaktura följer fasta rutiner för största möjliga enhetlighet i behandlingen. Läs mer om detta längre fram i kapitlet. Dock förekommer självklart fall som behöver speciell hantering och stadens grundprincip är att sträva efter att underlätta för kunderna att klara av att betala sina skulder. Stadsledningsförvaltningen stöttar exempelvis genom att lägga upp avbetalningsplaner för de kunder som så önskar.

Sammanfattningsvis innefattar SLFs ansvarsområde följande:

• utformande av riktlinjer och rutiner för kundfakturering och kravhantering
• all stadens fakturering, intern och extern
• hantering förfallna fordringar (påminnelser, inkasso, Kronofogden samt inkassobevakning)
• administration av kundinbetalningar
• återbetalning/utbetalning till kunder
• avbetalningsplaner