Kontrollmail från ekonomisystemet

I ekonomisystemet finns något som benämns Intell Agents. Detta är aktivitet som genereras av en förbestämd händelse i systemet, vanligen ett mail till en förutbestämd mailadress. Inom kund/försäljning/logistik har staden riggat nedanstående Intell Agents;

*    Denna Intell Agent är inte kopplad till de kundgrupper som avser någon av stadens integrationer. För dessa läses kunderna in på nytt i samband med varje filinläsning. Det skulle därmed genereras flera tusen mail i samband med exempelvis fakturering av barnomsorg i fall att vi hade denna Intell Agent påslagen för samtliga kundgrupper.

Nummer 5-7 avser krav och inkasso och har därför för samtliga klienter riggats mot kundreskontra@helsingborg.se som hanteras av SLF Ekonomiservice. Övriga Intell Agents följs upp av respektive förvaltning, som därför själva väljer vilken mailadress man önskar koppla till respektive Intell Agent.  När det gäller Intell Agent 4 är det viktigt att observera att det ur ett intern kontrollperspektiv bör vara så att mailet går till någon som inte har behörighet att ändra kontonummer på kund.

Vid behov av att byta mailadress kopplad till en viss Intell Agent, vänligen kontakta systemadministrationen på SLF Ekonomi och styrning.

Varje förvaltning sätter själva rutinerna för exakt vad man vill kontrollera i samband med Intell Agents 1-4 ovan. Vad gäller den Intell Agent som är kopplad till att en ny kund läggs upp, nummer 1 ovan, så ska dock följande alltid kontrolleras av respektive förvaltning för varje ny kund:

• Kundnamn/organisationens juridiska namn
• Kundnummer
• Kundgrupp
• Organisationsnummer
• Momssystem
• Betalningsvillkor
• Kravkod
• Obligatoriska relationer; Motpart, Utdata och Kundgrupp