Bifoga bilagor till försäljningsordrar

I de fall du vill att dokument ska gå med en viss försäljningsorder som fakturabilaga när ordern senare faktureras, så bifogas dokumentet till försäljningsordern innan denna sparas.

Dokument som ska gå med fakturan som en fakturabilaga måste alltid vara i PDF-format. Bilagan som slutligen når kunden kommer att se ut exakt likadan som dokumentet du bifogar. Var därför noga med att bilagan har ett snyggt och prydligt utseende och att informationen är tydlig. Mer information om hur du bifogar dokument till en försäljningsorder hittar du i systemmanualerna för ekonomisystemet.

Ibland vill man att ett och samma dokument ska bifogas som bilaga till samtliga försäljnings-ordrar som faktureras vid ett och samma tillfälle. Det kan exempelvis vara information inför en ny termin som skolan önskar skicka med samtliga barnomsorgsfakturor i december. För denna typ av ”mass-bilagor” finns ingen särskild funktionalitet i ekonomisystemet. Du får därför välja mellan att antingen gå in på samtliga berörda försäljningsordrar och bifoga den önskade bilagan på var och en eller så följer du rutinen här nedan;

1. Prata med din lokala systemförvaltare. Hanteringen av ”mass-bilagor” behöver samordnas mellan din förvaltnings lokala systemförvaltare (LS) och stadens centrala systemförvaltare (CS) i god tid innan den fakturering körs som ska ha bilagan.
2. LS kontaktar CS minst en vecka innan den aktuella faktureringen och informerar om;
   • Datum då faktureringen kommer att köras som ska bifogas bilagan
   • Vilken bilaga som ska bifogas (mailas CS)
3. CS samordnar informationen med IT-avdelningen.
4. När den planerade fakturakörningen har gjorts så tar LS kontakt med CS och informerar om vilket filnamn körningen fick.
5. CS samordnar informationen med IT
6. IT zippar ihop bilagan (som alltid måste vara namnsatt ”pdf” och vara i PDF-format) med aktuell den aktuella fakturakörningen
7. På natten går den automatiska, dagliga transporten av filer från staden till Idata som då får den aktuella fakturafilen inklusive bilagan – skriver ut samtliga fakturor med ett exemplar var av bilagan.