Attestflöde för försäljningsorders i ekonomisystemet

En försäljningsorder som registreras och klarmarkeras i ekonomisystemet, går med vidare för beslutsattest. Vem som får ordern för beslutsattest styrs helt enkelt av konteringen på försäljningsordern. Om en order innehåller flera artiklar/fakturarader med olika ansvar så kommer respektive rad att gå för beslutsattest till det ansvar som angivits för den raden. Först när samtliga rader blivit beslutsattesterade så går försäljningsordern vidare i flödet. Beslutsattestanten kan välja att eskalera ordern om hen av någon anledning bedömer att det vore olämpligt att själv attestera. Ordern går då till beslutsattestantens närmsta chef.

När beslutsattestanten väljer att godkänna och attestera försäljningsordern så går den vidare för kontroll och kvalitetssäkring. Du som beslutsattestant behöver inte peka ut vem ordern ska skickas till i detta läge. Varje förvaltning har utsett en eller ett par personer på sin ekonomiavdelning som ska göra denna kontroll av försäljningsorders för den egna förvaltningen, och beslutsattesterade försäljningsordrar går till dessa personer automatiskt.

Exakt vad som kontrolleras kan skilja lite mellan olika förvaltningars egna rutiner, men gemensamt för alla är att man ska kontrollera följande;

• att ordern är komplett och har korrekt kontering
• att ordern överstiger stadens minimigräns för fakturering (25 kr)
• att eventuella bilagor är i PDF-format (ett krav för att de ska kunna följa med fakturan)
• att den som gjort ordern valt en kund ur rätt kundgrupp. Det finns kunder som ingår i fler än en kundgrupp och vid manuellt registrerade ordrar är det viktigt att man väljer ett kundnummer i en av de kundgrupper som är avsedda för just manuell fakturering. I de allra flesta fall är detta inget problem då de som gör försäljningsordrar på webben vanligen bara är behöriga till dessa grupper, men undantag finns.
• Om man vid utländska fakturor vill ange ”Reverse charge” eller vid momsfria fakturor vill att det står ”Undantag från momsplikt”, så måste detta läggas som en bottentext på försäljningsordern om de ska skrivas ut av Idata. Vid lokalt utskrivna fakturor läggs dessa texter på automatiskt. Kontrollera att korrekt/lämplig bottentext är angiven.

Så snart någon av personerna kopplade till kontrollsteget har gått igenom en försäljningsorder och godkänt den så försvinner den från samtliga personer kopplade till kontrollsteget och blir klar för fakturering.

Kontrollsteget eller beslutsattestanten i flödet kan välja att avvisa en försäljningsorder som är inkomplett eller felaktig på något sätt. Om man väljer att avvisa försäljningsordern så går den automatiskt tillbaka till personen som ursprungligen registrerade den och hela flödet börjar om från början. I ekonomisystemet finns också möjligheten att skicka med en kommentar med den avvisade försäljningsordern, en funktion som är starkt rekommenderad att använda för att underlätta för den som får en order i retur.

Obs; För internfakturor finns inga krav på beslutsattest av underliggande försäljningsordrar. Attest kan i dessa fall anses fullgott i och med att fakturan attesteras av mottagaren.