Artiklar och artikelgrupper
Hanteringen av artiklar i ekonomisystemet följer samma logik som hanteringen av kunder:
Varje klient i ekonomisystemet har sitt eget artikelregister. Artikelregistret är indelat i så kallade artikelgrupper. Varje artikel måste tillhöra en artikelgrupp, detta riggas vid upplägg av en ny artikel.
Artikelgrupp styr intäktskonto och momssats. Detta kommer upp som förslag varje gång du gör en försäljningsorder som innehåller en artikel ur en viss artikelgrupp.
När du lägger upp en ny artikelgrupp är det viktigt att tänka till när du väljer vilket intäktskonto du kopplar den till. I och med att vi har konteringsregler som styr momssatsen per intäktskonto, så måste kontot du väljer vara ett med samma momssats som du hade tänkt ha på den aktuella artikelgruppen. Får du en miss-match här så styr konteringsregeln kopplat till intäktskontot över och den momssats du tror dig ha satt på artikelgruppen slår alltså inte igenom.
På respektive artikel kan man om man önskar knyta kontering, utöver konto, allt ifrån att sätta en viss aktivitet kopplad till artikel till att knyta fullständiga kodsträngar. Varje förvaltning väljer själva hur man vill jobba med detta. Det är dock många gånger en fördel att lägga lite tid initialt på att rigga konteringar kopplat till artiklar för att senare slippa många av de felkonteringar som lätt uppstår. Kanske särskilt när det gäller artiklar som användas ofta eller som man av erfarenhet vet att de, av olika skäl, ofta blir felkonterade. Rekommenderat är också att lägga upp en dummy-artikel per artikelgrupp (t.ex. artikeln Diverse material i artikelgruppen material) för att underlätta hanteringen av mycket sällan förekommande artiklar som kanske inte behöver finnas specifikt i artikelregistret.
Samma artikel kan användas oavsett vilken kund du fakturerar. Du behöver alltså inte lägga upp särskilda artiklar för interna eller utländska kunder. När dessa kunder läggs upp i systemet så märks de med ett momssystem som styr över momssats kopplad till artikel eller konto.