Ekonomisystem

Stadens affärssystem heter Unit4 ERP. Systemet har varit i drift sedan årsskiftet 2015/2016 och leverantör till systemet är Unit4 AB. Stadens affärssystemlösning består av följande delar

Ekonomistyrning

Ett system för ekonomistyrning innehåller information som är avgörande för en organisations framgång och överlevnad. Helsingborgs stads uppsättning bygger på att varje förvaltning har en egen klient som sätts upp fristående från övriga klienter utifrån en gemensam grund. Varje enskild förvaltning har olika individuella rapporterings-, informations- och behörighetsbehov och detta styrs via modulen Gemensam. Här administreras stadens gemensamma kontoplan samt den kodplan som varje enskild förvaltning har behov av för att kunna följa upp sin verksamhet.

Här hanteras också användarregistret, behörigheter och attestregler. Varje förvaltning ser endast sitt eget data. Endast de funktioner som en användare är behörig för, visas på skärmen. Åtkomsten styrs av roller. Varje användare tilldelas en eller flera roller baserat på de arbetsmoment som användaren behöver kunna utföra i systemet. Rollerna anger om man kan läsa, ta bort, ändra och/eller nyregistrera information i de olika menyerna.

Poster som av någon anledning fastnat på grund av felaktigheter i arbetsflödet hanteras också i denna modul.

Huvudbok

Information i Unit4 ERP lagras i ett transaktionsregister och i saldotabeller, vilka uppdateras varje 5:e minut. I huvudboken kan man ställa frågor och söka på verifikationer, konto, saldotabeller eller arbetsflöden. Här finns också ett flertal rapporter, exempelvis resultat- och balansräkning. Det går även att visa dokument som är kopplade mot olika verifikationsposter såsom leverantörsfakturor, kundfakturor etc.

Förutom Unit4 ERPs utdatafunktioner finns stadens beslutstöd som riktar sig till verksamhetsansvariga. I beslutstödet kan användaren ta ut rapporter från en övergripande nivå till detaljnivå. Det går även att ta fram fakturabilden via en länk till Unit4 ERP.

I huvudboken går det även att registrera bokföringsposter och skicka ut dessa på olika typer av attestflöden.

Kundreskontra

Kundreskontran innehåller ett kundregister och en reskontra per förvaltning. I reskontran sparas samtliga fakturor, påminnelser, inbetalningar med mera. Här går det att se vilka fordringar förvaltningen har mot en viss kund. Försäljningsorder skapas antingen direkt i Unit4 ERP eller läses in från något försystem. Fakturor till externa kunder skickas via stadens printleverantör, som antingen skriver ut fakturan på papper som skickas per post eller så konverteras fakturan till ett elektroniskt format som mottagaren kan ta emot direkt i sitt affärssystem eller via sin bank. Interna försäljningsorder hanteras på samma sätt som externa, men fakturorna skickas internt inom affärssystemet och betalningen regleras via ett internt avräkningskonto på varje förvaltning.

Leverantörsreskontra

Unit4 ERP har ett gemensamt leverantörsregister, men en leverantörsreskontra per klient. I reskontran lagras alla fakturor och utbetalningar. Inkommande fakturor har antingen pappers- eller elektroniskt format. Pappersfakturor skannas och registreras i systemet lokalt på fem av förvaltningarna. Inläsning av e-fakturor sker centralt och administreras av stadsledningsförvaltningen. Hantering av interna fakturor sker på samma sätt som externa fakturor, men betalningen regleras via ett internt avräkningskonto på varje förvaltning.

Anläggningsredovisning

I anläggningsregistret lagras stadens anläggningstillgångar och vissa fall kostnadsförd så kallad stöldbegärlig egendom. Här finns bland annat uppgifter om tillgångarnas anskaffningsvärde, ekonomiska livslängd och restvärde. Inköp som klassas som investering förs över till anläggningsregistret från leverantörsreskontran genom kontering på särskilda projektkoder. En gång per månad sker beräkning och bokföring av avskrivning och internränta.

Budget och prognos

Planeringsmodulen innehåller budget- och prognosprocessen (sifferdelen) för staden, nämnder och verksamheter. Uppsättningen för budget och prognos på nämndsnivå är gemensam för stadens nämnder. Medan uppsättningen på verksamhetsnivå inom varje förvaltning är diversifierad. Strukturen för budget och prognos möjliggör två olika varianter av budgetering:

• På budgetkonto
• Aktivitets-/projektbudgetering

I Unit4 ERP arbetar vi med olika budget-/prognostyper som hanteras via en fast struktur med versionsnamn.

Tid och projekt

Modulen innehåller funktioner för tidregistrering med attestering, budgetering och fakturering samt kostnads- och intäktsuppföljning för varje enskilt projekt. I dagsläget används modulen av fastighetsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen.